Belfius Lease I-Portal

Questions fréquemment posées

Généralités

Utilisation du compte I-Portal

Suivi

Autres canaux


GÉNÉRALITÉS

1. Pourquoi dois-je activer un compte sur la nouvelle plateforme I-Portal Belfius Lease?

L’envoi d’e-mails aux entreprises a considérablement augmenté ces dernières années et a amené de plus en plus de spams, de tentatives de fraude, d’hameçonnages, de phishing et d’arnaques en tous genres dans nos boîtes. Les serveurs de messagerie des entreprises ont dès lors renforcé leur sécurité en laissant entrer de moins en moins d’e-mails dans les sociétés. Malgré la mise en place par Belfius Lease de protocoles d’authentification d’e-mail comme le DKIM ou le SPF Record, Belfius Lease a constaté que de nombreux clients ne recevaient toujours pas leurs factures correctement par e-mail.

C’est pourquoi Belfius Lease a décidé, en collaboration avec son partenaire UnifiedPost, de mettre à disposition un nouveau portail afin de vous permettre d’obtenir vos factures de leasing et notes de crédit de manière sécurisée, facilement et gratuitement, avec un historique de documents de 7 ans, disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an, tout en répondant aux règles RGPD.

En plus le I-Portal Belfius Lease sera l’endroit principal où vous pourrez récupérer gratuitement un duplicata ou une copie de vos factures Belfius Lease. Si vous adressez une demande de duplicata de factures ou notes de crédit par e-mail ou téléphone directement auprès de Belfius Lease, cette demande sera payante, et ne peut être faite que par le client lui-même.

2. Comment puis-je créer mon compte sur le I-Portal Belfius Lease?

L’activation (ou la création) de votre compte sur notre I-Portal se fait via une invitation que nous vous enverrons dès que Belfius Lease aura une facture ou une note de crédit, voire un autre document à vous communiquer. Dans cette invitation, vous trouverez un lien vers le document envoyé et un bouton vous permettant de réaliser l’activation en introduisant votre mot de passe sur le I-Portal.

3. Pourquoi mes données de connexion ne sont pas reprises depuis la plateforme « my.unifiedpost.com » sur laqulle je recevais déjà une copie de mes factures Belfius Lease ?

Le nouveau portail n’utilise que l’adresse e-mail comme nom d’utilisateur. Il était donc impossible de migrer les données de connexion d’une plateforme à l’autre.

4. Pourquoi ai-je reçu votre e-mail m’invitant à créer mon compte sur votre nouvelle plateforme mais pas mes collègues qui recevaient pourtant également vos factures par e-mail?

Pour chacun de nos clients, nous avons un contact principal. C’est ce dernier qui reçoit l’invitation à créer le compte de votre société sur notre nouvelle plateforme.

C’est également lui qui pourra partager l’accès au compte de l’entreprise à d’autres collègues, voir avec des personnes externes à votre société. De cette manière, ceux-ci pourront également recevoir la même notification (e-mail) que vous dès l’arrivée d’un nouveau document dans votre compte.

Si vous ne désirez pas être le contact principal, vous pouvez le changer dans le portal.

5. Pourquoi ai-je reçu plusieurs fois votre e-mail m’invitant à créer mon compte sur votre nouvelle plateforme?

Il est possible que votre e-mail soit relié à différents numéros de client. Vous avez donc reçu un e-mail pour chacun de ces numéros.

Il suffit de choisir une seule fois un mot de passe. Vous retrouverez directement tous vos numéros de clients dans votre compte I-Portal Belfius Lease. Après quelques minutes, vous recevrez également toutes les factures émises au cours des 7 dernières années pour ces numéros de client.

6. J’ai malheureusement supprimé votre e-mail me permettant d’activer mon compte sur votre I-Portal. Pouvez-vous me renvoyer une invitation?

Lors de l’envoi de la prochaine notification vous informant de la présence d’un nouveau document, vous recevrez une invitation pour activer votre compte.

7. Je recevais auparavant ma facture en pièce jointe à votre e-mail. Pourquoi n’est-ce plus le cas avec la nouvelle plateforme?

La plateforme vous informe par e-mail de l’arrivée de nouvelles factures dans votre compte I-Portal, avec un lien vers ces documents. Nous évitons ainsi que la notification ne soit bloquée par les filtres antispam ou antivirus de votre serveur de messagerie, ou encore se retrouve dans votre courrier indésirable.

Vous pouvez changer le type de notification dans votre compte et choisir « E-mail avec pièce jointe » si cela vous convient mieux. (Menu -> Numéros de client -> roue dentelée sur la ligne de ce numéro de client)

Si vous réalisez ce changement, prévenez les responsables de votre serveur de messagerie pour qu’ils autorisent l’entrée d’e-mails avec pièce jointe depuis le domaine @invoicing.belfius-lease.be (et idéalement depuis le domaine @belfius.be).

8. J’ai effectivement eu des problèmes pour recevoir vos e-mails en 2021 et cela se produit encore régulièrement. Que dois-je faire?

Le problème se situe au niveau du serveur de messagerie de votre société. Les règles antispam, antivirus ou antispyware bloquent nos e-mails au niveau de votre serveur. Pour vous permettre de consulter vos factures et notes de crédit, Belfius Lease a créé cet I-Portal pour que celles-ci soient toujours disponibles.

9. En cliquant sur le lien donné dans votre e-mail, je n’arrive pas à consulter ma facture?

Votre facture est hébergée sur des serveurs Amazon de notre partenaire UnifiedPost. Vérifiez que vous pouvez accéder aux noms de domaine et sous-domaine « unifiedpost.com » et « amazonaws.com ». Si c’est le cas, le document que vous devez visualiser est un PDF qui est habituellement consultable dans votre navigateur web ou avec la dernière version gratuite d’Adobe Acrobat Reader DC (get.adobe.com/reader/)

N’oubliez pas que votre facture se trouve également dans votre compte I-Portal - si elle a été éditée il y a moins de 7 ans.

UTILISATION DU COMPTE I-PORTAL

10. Comment puis-je partager mes documents sur I-PORTAL avec d’autres utilisateurs?

Le compte I-Portal d’un client est relié à un contact principal qui est la personne ayant reçu l’invitation initiale pour l’activation du compte et la notification d’un nouveau document dans ce compte.

Les documents du compte peuvent bien sûr être partagés avec d’autres collègues, voire avec des partenaires extérieurs.

Le contact principal du compte aura dans son menu l’option « Utilisateurs partagés » qui lui permettra de créer, modifier ou supprimer des utilisateurs partageant le compte. Dans le cas où votre compte disposerait de plusieurs numéros de client, le partage pourra être activé séparément pour chacun de ces numéros.

Important : Si un nouveau numéro de client vient s'ajouter à votre compte, vous devrez ajouter (cocher la case en regard) ce numéro à vos différents utilisateurs partagés qui devront pouvoir consulter également ces documents. Sinon, seul le contact principal aura accès aux documents de ce nouveau numéro client.

11. Comment puis-je paramétrer la notification d’arrivée de nouveau(x) document(s) dans mon compte I-Portal?

La paramétrisation de la notification se fait au niveau de la liste de vos numéros de client qui est consultable via l’option « numéro de client » dans le menu vertical situé à gauche. La notification est un e-mail qui est envoyé au contact principal du compte - dans sa langue - et à tous les utilisateurs partagés ayant accès aux documents du numéro de client concerné lors de l’arrivée d’un nouveau document.

Les numéros de client sont reliés à l’adresse e-mail du contact principal. Il est donc possible, si vous êtes désigné comme contact principal pour plusieurs sociétés (par exemple les filiales d’un groupe), que vous deviez gérer dans votre compte I-Portal plusieurs numéros de client.

12. Comment puis-je trouver rapidement un document dans mon compte I-Portal?

La partie Documents de votre compte dispose de plusieurs filtres dont les principaux se trouvent du côté droit de l’écran quand vous visualisez les documents (filtres sur une plage de date, sur un numéro de document, sur un type de document (facture / note de crédit) ou sur une plage de montants TVA incluse).

Les documents repris dans la liste sont classés par défaut du plus récent au plus ancien, mais pouvez changer cet ordre de tri en cliquant sur le libellé de la colonne. Les documents non encore consultés sont affichés en gras.

Vous pouvez filtrer également les documents par numéro de client grâce à liste déroulante qui se trouve au-dessus de la colonne des montants TVA incluse.

13.Comment puis-je consulter le détail de ma facture et visualiser le document?

Dans la partie Documents, vous trouvez 3 petits points au bout de la ligne d’un document. Ils vous permettent de basculer vers le détail de ce document. L’écran de détail présente 2 parties : à droite, vous visualisez le contenu du document et à gauche, quelques données chiffrées de celui-ci. Un bouton « Télécharger » vous permet de télécharger le PDF de la facture, mais aussi l’UBL XML quand celui-ci est disponible, et un fichier CSV contenant les données principales de votre facture.

La partie « Détails du document » vous permet aussi de consulter l’historique du document et de savoir qui l’a déjà consulté.

14. Comment puis-je télécharger plusieurs factures PDF en même temps?

Le bouton « Télécharger les documents sélectionnés » s’active dès qu’au moins un document a été coché. Si vous cliquez sur celui-ci, vous demandez à I-Portal de préparer un fichier Zip contenant les documents sélectionnés. Dans la partie Téléchargements de votre compte I-Portal, vous allez retrouver les fichiers ZIP que vous avez demandés de créer. Seuls les téléchargements en statut « Terminé » permettent le téléchargement du fichier.

15. Je dispose de beaucoup de factures Belfius Lease dans mes « Documents ». Comment puis-je classifier de façon à marquer les documents comme « traités »?

Vous disposez d’un système d’étiquetage qui vous permet de rajouter 1 à 4 étiquettes personnalisées sur vos documents. Vous pouvez créer les étiquettes via l’option « Paramètres des étiquettes » située en haut à droite des critères de filtrage. Choisissez une couleur en cliquant sur le bouton « Couleur de l’étiquette » et donnez un nom de maximum 20 caractères à cette nouvelle étiquette. Pour ajouter une ou plusieurs étiquettes à plusieurs documents, vous pouvez les sélectionner dans la liste et cliquez sur le bouton « Gérer les étiquettes ». Cochez la ou les étiquettes (maximum 4) que vous voulez ajouter à tous ces documents. Si vous désirez supprimer une ou plusieurs étiquettes, sélectionnez-le ou les documents sur le(s)quel(s) l’étiquette doit être retirée. Cliquez sur « Gérer les étiquettes ». Sélectonnez la ou les étiquettes à retirer et cliquez sur le bouton « Supprimer ».

16. J’utilise une adresse e-mail d’un fournisseur gratuit mais celle-ci a été piratée. N’utilisant pas souvent, mon compte I-PORTAL, j’ai oublié mon mot de passe. Je voudrais le récupérer sur une autre adresse e-mail et ensuite changer l’adresse e-mail de mon compte. Est-ce possible?

Vous avez oublié votre login, votre mot de passe ou vous n’avez plus accès à votre adresse e-mail actuelle. Une adresse e-mail de récupération est dès lors bien utile et peut être encodée via les « Paramètres d'utilisateur principal ».

Dans le coin supérieur droit, choisissez « Gérer vos options de récupération utilisateur ». Encodez votre adresse e-mail de secours et cliquez sur le bouton « Mettre à jour les options de récupération du compte utilisateur ».

Dans les « Options de récupération utilisateur » vous pouvez également modifier votre adresse e-mail principale, ainsi que votre mot de passe.

17. Je ne me souviens plus de mon mot de passe. Que dois-je faire?

Allez simplement sur la page de connexion du I-PORTAL Belfius Lease et cliquez sur « Mot de passe oublié ? »  . Indiquez votre adresse e-mail ou votre adresse e-mail de récupération et cliquez sur « Envoyez-moi les instructions de réinitialisation de mot de passe ».

Si l’adresse e-mail est connue, vous recevrez à l’écran la confirmation de l’envoi d’un e-mail avec les instructions. Vous y trouverez un bouton « Choisissez votre nouveau mot de passe ». En cliquant sur le bouton, vous arriverez sur le I-Portal Belfius Lease (vérifiez bien l’URL) où vous pourrez modifier votre mot de passe. Vous avez ensuite à nouveau accès au I-Portal Belfius Lease.

Si vous voulez changer l’adresse e-mail d’un utilisateur qui partage le compte, il faudra créer une nouvelle invitation avec la nouvelle adresse e-mail et supprimer l’ancienne du compte.

18. J’ai fini de travailler avec le I-PORTAL. Comment puis-je le quitter correctement?

À droite de votre nom, en haut de l’écran, se trouve un petit menu qui permet à l’utilisateur de changer ses préférences mais aussi de se déconnecter du I-PORTAL.

SUIVI

19. Après une recherche approfondie, je ne retrouve pas ma facture dans mon compte I-Portal?

Il peut y avoir plusieurs raisons pour que votre facture ne se trouve pas encore dans votre compte I-Portal.

Nous vous conseillons donc de contacter notre service administratif par téléphone au 02 222 37 08 ou 02 222 37 09 ou par mail à l’adresse leaseadm@belfius.be

Notre collaborateur vous demandera votre référence client commençant par DL. Si vous ne la connaissez pas, d’autres informations vous seront demandées pour nous permettre d’examiner votre problème.

20. Certaines données de ma facture sont incorrectes ou incomplètes. Que dois-je faire?

Nous vous conseillons de contacter notre service administratif par téléphone au 02 222 37 08 ou 02 222 37 09 ou par mail à l’adresse leaseadm@belfius.be

Notre collaborateur vous demandera votre référence client commençant par DL et le numéro de la facture concernée.

21. J’ai reçu un e-mail avec une facture Belfius Lease en pièce jointe, mais je doute de l’origine de cet e-mail. Comment puis-je être certain que la facture est bien émise par Belfius Lease?

Les factures Belfius Lease sont sécurisées par un certificat émis par notre partenaire UnifiedPost.

Ce certificat est de type « avancé » et contrôlable dans le programme Adobe Acrobat Reader DC (ou tout autre programme permettant de lire des PDF et leurs certificats).

22. Comment puis-je intégrer vos données de facturation dans mon programme comptable sans devoir tout encoder?

Belfius Lease accompagne toutes ses factures et notes de crédit d’un fichier UBL XML V2.1 téléchargeable sur le portail ou disponible dans votre notification.

Ce fichier est compatible avec les règles « OpenPEPPOL Invoice (3.12.0) (aka BIS Billing 3.0.10) » ou « OpenPEPPOL Credit Note (3.12.0) (aka BIS Billing 3.0.10) ».

Vous pouvez également télécharger sur le portail un fichier CSV contenant les données principales de votre facture.

Notre partenaire UnifiedPost propose également son produit BillToBox utilisé déjà par un grand nombre de nos clients.

AUTRES CANAUX

23. Je préfère recevoir mes factures Belfius Lease par la poste. Que dois-je faire?

Veuillez contacter notre service administratif par mail à l’adresse leaseadm@belfius.be en mentionnant votre numéro de client, et demandez que vos factures soient envoyées par ce canal.

ATTENTION : si vous ne recevez pas votre facture « papier » pour des raisons indépendantes de notre volonté (grève de la poste, courrier perdu ou détérioré, changement d’adresse non communiquée, etc.), tout duplicata devra être récupéré via votre compte I-Portal. Si vous demandez que les duplicatas vous soient absolument envoyés par la poste, des frais vous seront facturés et devront être payés anticipativement à l’envoi des duplicatas. Le montant de ces frais vous sera communiqué par notre administration en fonction de la demande.

24. J’ai un compte BillToBox qui est un service UnifiedPost. Est-ce que je recevrai vos factures dans celui-ci?

Oui. Belfius Lease prévoit l’envoi direct d’une copie de votre facture vers votre compte BillToBox sur la base du numéro de TVA qui est relié à votre compte BillToBox.

25. Je viens de créer un compte BillToBox mais je n’y vois pas vos factures des mois précédents. Est-ce normal?

En effet, vu que votre compte n’existait pas encore, les factures que nous avons envoyées vers BillToBox ont été rejetées. Notre processus de facturation ne prévoit pas de solution pour renvoyer ces factures rejetées vers BillToBox. Vous devez contacter le support clientèle de UnifiedPost.

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