Belfius Lease I-Portal

Veelgestelde vragen

Algemeen

Gebruik van de I-Portal account

Follow-up

Andere kanalen


ALGEMEEN

1. Waarom moet ik een account openen op het nieuwe platform I-PORTAL Belfius Lease?

Er worden steeds meer mails naar ondernemingen verstuurd, met meer spam, fraudepogingen, phishing en oplichting tot gevolg. De meeste ondernemingen hebben de beveiliging van hun e-mailservers dan ook opgevoerd en laten steeds minder e-mails binnen. Hoewel Belfius Lease authentificatieprotocollen voor e-mails zoals DKIM of SPF Record heeft ingevoerd, ontvangen nog steeds veel klanten hun facturen niet meer correct via e-mail.

Daarom heeft Belfius Lease besloten om, in samenwerking met onze partner UnifiedPost, u een nieuwe portaalsite aan te bieden. Hierop kan u uw leasingfacturen en creditnota’s op een beveiligde manier vlot en gratis ontvangen en beschikt u over een documentenhistoriek van 7 jaar, die 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar is, 365 dagen per jaar, mét inachtneming van de GDPR-regels.

Bovendien wordt I-PORTAL Belfius Lease de belangrijkste plaats waar u gratis een duplicaat van uw facturen van Belfius Lease kan terugvinden. Indien u een duplicaat van uw facturen of creditnota’s per e-mail of telefonisch wil aanvragen, dan wordt dit betalend, en enkel mogelijk voor de klant zelf.

2. Hoe kan ik een account aanmaken op I-PORTAL Belfius Lease?

Het activeren (of aanmaken) van uw account gebeurt via een uitnodiging van Belfius Lease, zodra we u een factuur of creditnota of een ander document bezorgen. In de uitnodiging vindt u een link naar het verstuurde document en een knop om een wachtwoord op I-PORTAL in te stellen en uw account te activeren.

3. Waarom worden mijn inloggegevens niet overgenomen van het platform ‘my.unifiedpost.com’, waar ik al een kopie van mijn facturen van Belfius Lease terugvindt?

In tegenstelling tot het oude platform gebruikt de nieuwe portaalsite het e-mailadres als gebruikersnaam. Het was dus niet mogelijk om de inloggegevens van het ene naar het andere platform te migreren.

4. Waarom ontvang ik een e-mail om een account op uw nieuw platform aan te maken en mijn collega’s niet, hoewel zij eveneens uw facturen via e-mail ontvangen?

Voor elke klant bestaat er 1 hoofdcontactpersoon. Die persoon ontvangt de uitnodiging om de account van uw onderneming op ons nieuwe platform aan te maken.

Hij of zij kan de toegang tot de account delen met collega’s, zelfs met personen buiten de onderneming. Zij kunnen dan ook een melding (e-mail) ontvangen, zodra er een nieuw document op uw account beschikbaar is.

Indien u niet de contactpersoon bent, kan u dit aanpassen in het portaal.

5. Waarom ontvang ik meer dan één keer een e-mail waarin me gevraagd wordt om een account op uw nieuw platform aan te maken?

Mogelijk is uw e-mail gekoppeld aan diverse klantnummers. U hebt dus een e-mail voor elk nummer ontvangen.

Het volstaat om één keer een wachtwoord te kiezen. U vindt al uw klantnummers onmiddellijk terug in uw I-PORTAL Belfius Lease-account. Na enkele minuten ontvangt u eveneens alle facturen die de voorbije 7 jaar werden opgemaakt voor deze klantnummers.

6. Ik heb uw e-mail om mijn account op I-PORTAL te activeren helaas gewist. Kan u me een nieuwe uitnodiging sturen?

Bij de eerstvolgende nieuwe melding die u ontvangt met betrekking tot het ter beschikking zijn van een nieuw document, wordt een nieuwe uitnodiging voor de activering van uw account mee verstuurd.

7. Ik ontving vroeger mijn factuur als bijlage bij uw e-mail. Waarom is dat met het nieuwe platform niet meer het geval?

Het platform meldt u nieuwe facturen in uw I-PORTAL-account via een e-mail met daarin een link naar die documenten. Daarmee vermijden we dat de melding door de antispam- of antivirusfilters van uw e-mailserver geblokkeerd wordt, of zou terechtkomen bij uw ongewenste e-mails.

U kan steeds de melding in uw account wijzigen en kiezen voor ‘E-mail met bijlage’ (via Menu -> Klantnummers -> tandwieltje ( ) op de regel van dat klantnummer).

Wanneer u dat doet, verwittig dan wel de personen die verantwoordelijk zijn voor uw e-mailserver, opdat zij de toegang van e-mails met bijlagen toelaten vanop het domein @invoicing.belfius-lease.be (en idealiter vanop het domein @belfius.be).

8. Ik had in 2021 problemen om uw e-mails te ontvangen en dat doet zich nog geregeld voor. Wat moet ik doen?

Het probleem ligt waarschijnlijk bij de e-mailserver van uw onderneming. De antispam-, antivirus- of antispywareregels blokkeren onze e-mails in uw server. Om u toch steeds toe te laten uw facturen en creditnota’s te kunnen consulteren, heeft Belfius Lease voor u het I-Portal gecreëerd, dat steeds beschikbaar is.

9. Ik klik op de link in uw e-mail, maar ik slaag er niet in om een factuur te raadplegen.

Uw factuur staat op de Amazon-servers van onze partner UnifiedPost bewaard. Ga na of u toegang krijgt tot de domein- en subdomeinnamen ‘unifiedpost.com’ en ‘amazonaws.com’. Is dat het geval, dan zou u het document als pdf in uw webbrowser moeten kunnen raadplegen of met de meest recente gratis versie van Adobe Acrobat Reader DC (https://get.adobe.com/reader/).

Vergeet niet dat uw factuur zich eveneens in uw I-PORTAL-account bevindt - indien deze minder dan 7 jaar geleden werd opgemaakt.

GEBRUIK VAN DE I-PORTAL-ACCOUNT

10. Hoe kan ik mijn documenten op I-PORTAL delen met andere gebruikers?

De I-PORTAL-account van een klant is aan een hoofdcontactpersoon gekoppeld. Dat is de persoon die de initiële uitnodiging voor de activering van de account en de melding van een nieuw document in de account heeft ontvangen.

De documenten in de account kunnen uiteraard met collega’s gedeeld worden, zelfs met externe partners.

De hoofdcontactpersoon van de account kan in het menu de optie ‘Gedeelde gebruikers’ kiezen, en zo gebruikers met wie hij de account wil delen aanmaken, wijzigen of schrappen. Indien uw account over verscheidene klantnummers beschikt, kan die mogelijkheid om te delen apart worden geactiveerd voor elk van die nummers.

Belangrijk: Als een nieuw klantnummer onlangs aan uw account werd toegevoegd, dan moet u dat nummer toevoegen (kruis het vakje ernaast aan) aan uw diverse gedeelde gebruikers, die de documenten eveneens moeten kunnen raadplegen. Zoniet zal enkel de hoofdcontactpersoon toegang krijgen tot de documenten van het nieuwe klantnummer.

11. Hoe kan ik een melding van (een) nieuw(e) document(en) in mijn I-PORTAL-account activeren?

De activering van een melding gebeurt in de lijst met uw klantnummers, die u kan raadplegen via de optie ‘klantnummer’ in het menu verticaal links. De melding is een e-mail in de taal van de hoofdcontactpersoon en wordt bij een nieuw document verstuurd naar de hoofdcontactpersoon van de account en naar alle gedeelde gebruikers die toegang hebben tot de documenten van het betrokken klantnummer.

De klantnummers zijn gekoppeld aan het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon. Het is dus mogelijk dat u als hoofdcontactpersoon voor diverse ondernemingen werd aangesteld (bv. de dochterondernemingen van een groep) en dat u verschillende klantnummers in uw I-PORTAL-account moet beheren.

12. Hoe vind ik snel een document terug in mijn I-PORTAL-account?

Het deel Documenten van uw account bevat diverse filters, waarvan de voornaamste zich rechts op het scherm bevinden (filteren op een bepaalde periode, document, type document (factuur/creditnota) of voor een bepaalde bedragenvork).

De documenten in de lijst worden op datum gerangschikt, maar u kan de volgorde wijzigen door op de benaming van de kolom te klikken. Nog niet geraadpleegde documenten staan in het vet afgebeeld.

U kan de documenten eveneens op klantnummer filteren, dankzij de uitrollijst boven de kolom met de bedragen btw inbegrepen.

13. Hoe kan ik de details van een factuur raadplegen en het document op het scherm afbeelden?

Bij Documenten vindt u 3 puntjes aan het eind van de regel van een document. Hiermee kan u de details van een document inkijken. Het gedetailleerde scherm bestaat uit 2 delen: rechts ziet u de inhoud van het document, links ziet u enkele cijfergegevens.

Met de knop Downloaden kan u de pdf van de factuur downloaden, maar ook de UBL XML als die beschikbaar is, net als een csv-bestand met de belangrijkste factuurgegevens. Via ‘details van het document’ kan u eveneens de historiek van het document raadplegen en nagaan wie dit ook al heeft geraadpleegd.

14. Hoe kan ik verschillende pdf-facturen tegelijk downloaden?

De knop Geselecteerde documenten downloaden wordt geactiveerd als op zijn minst één document werd aangevinkt. Klikt u daarop, dan vraagt u aan I-PORTAL om een zipbestand aan te maken met daarin alle geselecteerde documenten. In het deel Downloads van uw I-PORTAL-account vindt u de zipbestanden terug die u hebt aangemaakt.

Zodra downloads de status ‘Beëindigd’ krijgen, zijn de documenten beschikbaar.

15. Ik heb veel facturen van Belfius Lease in mijn ‘Documenten’. Hoe kan ik ze ordenen en als ‘behandeld’ aanduiden?

U beschikt over een etiketteringssysteem, waarmee u 1 tot 4 gepersonaliseerde etiketten aan uw documenten kan toevoegen. Met de optie Parameters van de etiketten rechts bovenaan de filtercriteria kan u de etiketten aanmaken. Kies een kleur met de knop ‘Kleur van het etiket’ en geef er een naam van maximum 20 tekens aan. Om een of meer etiketten aan een document toe te voegen, kan u dat document in de lijst selecteren en klikt u op de knop ‘Etiketten beheren’. Vink het etiket of de etiketten (maximaal 4) aan die u wil toevoegen aan de documenten. Indien u één of meer etiketten wil schrappen, selecteer dan het (de) document(en) waarvan het etiket verwijderd moet worden. Klik op ‘Etiketten beheren’. Selecteer het (de) etiket(ten) dat (die) verwijderd moet(en) worden en klik op de knop ‘schrappen’.

16. Ik gebruik een e-mailadres van een gratis provider, maar dit werd gehackt. Omdat ik mijn I-PORTAL-account niet vaak gebruik, ben ik mijn wachtwoord vergeten. Ik zou mijn wachtwoord via een ander e-mailadres willen opvragen en vervolgens het e-mailadres van mijn account willen wijzigen. Is dat mogelijk?

U bent uw login of wachtwoord vergeten of u hebt geen toegang meer tot uw huidig e-mailadres? Een reserve e-mailadres is dan ook heel nuttig en kan via de Parameters van de hoofdgebruiker worden ingevoerd.

In de rechterbovenhoek kiest u beheer opties recuperatie gebruiker. Voer uw reserve e-mailadres in en klik op de knop ‘Updaten van de recuperatie-opties van de gebruikersaccount’.

In de ‘opties recuperatie gebruiker’ kan u eveneens uw hoofd-e-mailadres en uw wachtwoord wijzigen.

17. Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat moet ik doen?

Ga naar de loginpagina van I-PORTAL Belfius Lease en klik op ‘Wachtwoord vergeten?’. Voer uw e-mailadres of uw reserve e-mailadres in en klik op Stuur mij instructies om mijn wachtwoord opnieuw in te stellen.

Indien het e-mailadres gekend is, dan ontvangt u op het scherm de bevestiging van de verzending van een e-mail met de instructies. De e-mail bevat een knop ‘Kies een nieuw wachtwoord’. Met deze knop komt u terecht in I-PORTAL Belfius Lease (check zeker de url), waar u uw wachtwoord kan wijzigen. Nu hebt u opnieuw toegang tot I-PORTAL Belfius Lease.

Wil u het e-mailadres wijzigen van een gebruiker die de account deelt, dan moet u een nieuwe uitnodiging aanmaken met dat nieuwe e-mailadres en het oude uit de account verwijderen.

18. Ik ben klaar met werken in I-PORTAL. Hoe verlaat ik de portaalsite?

Rechts van uw naam bovenaan op het scherm staat een klein menu, waarmee u als gebruiker uw voorkeuren kan aanpassen, maar waarmee u ook kan uitloggen van I-PORTAL.

FOLLOW-UP

19. Ik vind mijn factuur niet terug in mijn I-PORTAL-account.

Er kunnen verscheidene oorzaken zijn voor het feit dat de factuur zich nog niet in uw I-PORTAL-account bevindt.

We raden u dan ook aan om contact op te nemen met onze administratieve dienst op het telefoonnummer 02 222 37 08 of 02 222 37 09 of per mail op het adres leaseadm@belfius.be.

Onze medewerker zal u om een klantreferentie vragen die begint met DL. Indien u uw klantreferentie niet kent, dan kan men u ook andere gegevens vragen, zodat we uw probleem kunnen onderzoeken.

20. Bepaalde gegevens op mijn factuur zijn foutief of onvolledig. Wat moet ik doen?

We raden u aan om contact op te nemen met onze administratieve dienst op het telefoonnummer 02 222 37 08 of 02 222 37 09 of per mail op het adres leaseadm@belfius.be.

Onze medewerker zal uw klantreferentie (die begint met DL) en factuurnummer opvragen.

21. Ik ontving een e-mail met een bijgevoegde factuur van Belfius Lease, maar ik twijfel over de oorsprong van de e-mail. Hoe kan ik er zeker van zijn dat de factuur wel degelijk door Belfius Lease werd aangemaakt?

De facturen van Belfius Lease worden beveiligd met een certificaat van onze partner UnifiedPost.

Het gaat om een geavanceerd certificaat, dat kan worden gecontroleerd in het programma Adobe Acrobat Reader DC (of in elk ander programma waarmee pdf’s en hun certificaten kunnen worden gelezen).

22. Hoe kan ik uw facturatiegegevens in mijn boekhoudprogramma integreren, zonder alles te moeten invoeren?

Belfius Lease voegt bij al uw facturen en creditnota's een UBL XML V2.1-bestand toe, dat kan worden gedownload via de portaalsite of via uw melding.

Dat bestand is compatibel met de regels van ‘OpenPEPPOL Invoice (3.12.0) (BIS Billing 3.0.10)’ of ‘OpenPEPPOL Credit Note (3.12.0) (BIS Billing 3.0.10)’.

U kan in de portaalsite eveneens een csv-bestand met de belangrijkste gegevens van uw factuur downloaden.

Onze partner UnifiedPost biedt eveneens zijn product BillToBox aan, dat vele klanten intussen gebruiken. 

ANDERE KANALEN

23. Ik ontvang mijn facturen van Belfius Lease liever met de post. Wat moet ik doen?

Neem contact op met onze administratieve dienst door te mailen naar leaseadm@belfius.be met vermelding van klantnummer, en vraag om uw facturen met de post te versturen.

LET OP: ontvangt u uw papieren factuur niet om redenen buiten onze wil (poststaking, verloren geraakte of beschadigde post, een niet-meegedeelde adreswijziging enz.), dan kan u enkel duplicaten via uw I-PORTAL-account ophalen. Als u erop staat dat duplicaten met de post verstuurd worden, dan worden u kosten aangerekend die u vooraf moet betalen. Onze administratie zal u het bedrag meedelen, dat afhankelijk is van de vraag.

24. Ik heb een BillToBox-account, een dienst van UnifiedPost. Zal ik mijn facturen via dit kanaal ontvangen?

Ja. Belfius Lease stuurt immers rechtstreeks een kopie van uw factuur naar uw BillToBox-account, op basis van het btw-nummer dat gekoppeld is aan uw BillToBox-account.

25. Ik maakte onlangs een BillToBox-account aan, maar ik vind uw facturen van de voorbije maanden niet. Is dat normaal?

Dat klopt. Aangezien uw account nog niet bestond, zijn deze facturen verworpen. Ons facturatieproces biedt geen oplossing om verworpen facturen opnieuw naar BillToBox te versturen.

U neemt hiervoor best contact op met de klantendienst van UnifiedPost.

Terug naar boven